I. La gratification du stagiaire
La gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l’organisme d’accueil à partir de la 309e heure incluse, même de façon non continue.
La gratification est obligatoire lorsque la présence du stagiaire est supérieure à 2 mois au cours de l’année d’enseignement scolaire ou universitaire.
Un employeur qui accueille un stagiaire plus de 2 mois, au cours de la même année scolaire ou universitaire, doit obligatoirement lui verser une gratification minimale (article L124-6 du code de l’éducation), c’est-à-dire :
• Plus de 44 jours de présence, consécutifs ou non, pour un horaire de 7 heures par jour ;
• Ou plus de 308 heures de présence, même de façon non continue, sur la base d’une durée journalière différente.
En dessous de ce seuil de durée, la gratification reste facultative pour l’employeur.
Dans certaines conditions, cette gratification bénéficie d’une franchise de cotisations sociales.
II. La méthode de calcul
Pour calculer le montant de la gratification, l’organisme d’accueil doit décompter le nombre d’heures de présence effective du stagiaire.
Le montant de la gratification doit figurer dans la convention de stage et est apprécié au moment de la signature.
Actuellement, le taux horaire de la gratification est égal à 3,75 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond de la sécurité sociale (soit 25 € x 0,15).
Le plafond de la sécurité sociale est modifié chaque année au 1er janvier. Si cette modification a lieu en cours de stage, la convention doit explicitement prévoir une revalorisation de la gratification en fonction du changement du 1er janvier.
La gratification est mensuelle et doit être versée à la fin de chaque mois et non pas en fin de stage. Elle est due dès le premier jour de stage et non pas à partir du seuil des 2 mois de stage.
Exemple pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1er janvier au 30 mars 2018, soit 3 mois calendaires, pour un total de 448 heures effectuées :
- janvier (22 jours x 7 heures = 154 heures),
- février (140 h),
- mars (154 h),
la gratification totale due =
448 x 25 € x 15 % = 1 680 €
• Option 1 = versement chaque mois du réel effectué :
o Janvier = 577,50 € ;
o Février = 525 € ;
o Mars = 577,50 €
• Option 2 (lissage sur la totalité de la durée de stage)
= 1 680 €/3 mois = versement chaque mois de 560 €.
En outre, le stagiaire doit bénéficier des avantages en nature nourriture dans les mêmes conditions que les salariés (article L124-13 du code de l’éducation).
Dans le secteur de l’hôtellerie- restauration, l’obligation de nourrir ses employés est soumise à la double condition que l’entreprise soit ouverte à la clientèle au moment des repas et que le salarié soit présent au moment desdits repas.
III. La gratification et les cotisations sociales
Les sommes versées aux stagiaires (gratification, avantage en nature, etc…) ne sont pas soumises à cotisations dans la limite de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par le nombre d’heures effectuées en stage. Cette fraction exonérée est appelée « Franchise de cotisations ».
Rappelons que la franchise de cotisations et de contributions sociales est applicable pour toute gratification ne dépassant pas le plafond de 568.76 € pour 2018. Ainsi la gratification versée aux stagiaires est exonérée des cotisations de sécurité sociale, de la CSG, de la CRDS, de la cotisation au FNAL et de la contribution solidarité autonomie, dans la limite citée.
Afin d’apprécier le montant de la gratification perçue par rapport au seuil de la franchise de cotisations, il faut ajouter au moment de la gratification la valeur des avantages en nature (repas et hébergement).
Dans la mesure où le montant de la gratification minimale est égal au seuil de franchise des cotisations, les sommes correspondantes aux avantages en nature accordés au stagiaire ne peuvent plus être exonérées au titre de la franchise.
Le stagiaire a droit à un repas par journée de travail (s’il est présent aux deux services, il bénéficie de deux repas). Pour le mois de janvier 2018, il a droit à 78,54 € au titre de l’avantage en nature nourriture (3,57 € x 22 repas). Ce montant s’ajoute à la gratification de base et est pris en compte pour apprécier le
seuil de la franchise.
Le secteur HCR est donc pénalisé dans la mesure où les professionnels appliquent régulièrement des avantages en nature, en particulier nourriture et parfois logement.
Ces avantages en nature s’ajoutent à la gratification et entrainent donc soumission à cotisation pour la partie qui excède ledit plafond et sont donc soumis à cotisation.