I. La DPAE

Toute embauche d’un salarié doit être déclarée par le biais de la DPAE.

Toutefois, l’employeur n’a pas de DPAE à effectuer auprès de l’Urssaf :
• S’il adhère au titre emploi service entreprise (Tese) ;
• Pour déclarer un stagiaire : n’ayant pas la qualité de salarié.

La DPAE permet d’accomplir les déclarations et demandes suivantes :
• l’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale ;
• l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance-maladie ;
• l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance-chômage ;
• la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
• la demande de visite d’information et de préven-tion.

La DPAE permet également d’établir la liste des sala-riés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Un employeur qui embauche plusieurs fois un même salarié (ex : un extra) doit procéder à chaque fois à une DPAE. Dans l’hypothèse de contrats successifs avec le même salarié, l’employeur doit effectuer une DPAE par contrat, sauf si l’exécution des contrats s’effectue sans interruption, ou qu’un contrat à durée indéterminée est immédiatement conclu après un contrat temporaire.

II. Les conditions de fond

La déclaration préalable à l’embauche doit contenir les informations suivantes :
• Dénomination sociale ou nom et prénoms de l’em-ployeur, code APE, adresse de l’employeur, numéro du système d’identification du répertoire des entre-prises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l’employeur dépend s’il re-lève du régime général de sécurité sociale ;
• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié, ainsi que son numéro national d’identification, s’il est déjà immatriculé à la Sécurité sociale ;
• Date et heure d’embauche ;
• Nature, durée du contrat ainsi que la durée de la période d’essai éventuelle pour les CDI et les CDD dont le terme ou la durée minimale excède 6 mois.

III. Les conditions de forme

La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard le jour même de l’embauche auprès de l’URSSAF.
La DPAE doit être établie de préférence par voie électronique mais elle peut l’être aussi par papier.

Vous pouvez effectuer la DPAE sur le site de l’URSSAF https://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf

Lors de l’embauche, l’employeur doit remettre au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de l’accusé de réception reçu de l’organisme de recouvrement et mentionnant les in-formations contenues dans la déclaration. Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

ATTENTION ! Le défaut d’établissement de la DPAE est sanctionné par une amende prévue pour les contraventions de 5e classe (1500 €).

Le défaut de production de document est sanc-tionné par une amende prévue pour les contraven-tions de 4e classe (750 €).

Dans un arrêt du 27 mars 2018, la Cour de cassation énonce qu’est coupable du délit de travail dissimulé, l’employeur qui n’a pas procédé à la DPAE. Même s’il invoque une erreur du comptable de l’entreprise, il lui appartient de veiller au respect des règles qui s’imposent à l’employeur.