Le règlement intérieur est souvent présent dans vos entreprises. Pourtant, il n’est obligatoire que dans les entreprises employant au moins 50 salariés. Mais attention, dès lors que vous adoptez un règlement intérieur, les règles à suivre sont identiques et cela même si vous n’aviez pas l’obligation d’en avoir un !
Le GHR vous propose donc de refaire le tour des règles à respecter.

1. Qu’est-ce qu’un règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est un document qui fixe les droits et les obligations des salariés.

Ce document est rédigé par l’employeur. Il précise les règles applicables au sein de l’entreprise.

Le règlement intérieur doit contenir exclusivement :

- les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement ;

- les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement des conditions de travail protectrices de la santé et de la sécurité, quand elles apparaissent compromises ;

- les règles générales et permanentes relatives à la discipline et, notamment, la nature et l’échelle des sanctions disciplinaires que peut prendre l’employeur.

Le règlement intérieur doit également rappeler les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés, au harcèlement moral et sexuel, aux agissements sexistes et l’existence du dispositif de protection du lanceur d’alerte.

L’employeur ne doit traiter dans le règlement intérieur que les matières précitées. Il ne peut ainsi pas se prévaloir d’une clause qui traiterait d’une autre question.

Les contraintes que le règlement impose aux salariés doivent être justifiées par la nature de l’activité à réaliser et proportionnées au but recherché.

2. Est-il obligatoire ?

Depuis le 1er janvier 2020, l’établissement d’un règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant au moins 50 salariés pendant douze mois consécutifs (seuil fixé à 20 salariés auparavant).

Cette obligation s’applique à l’expiration d’un délai de douze mois à compter de la date à laquelle le seuil de 50 salariés a été atteint pendant douze mois consécutifs.

L’effectif est décompté conformément aux règles posées par les articles L1111-2, L1251-54 et R1111-1 du code du travail.

Les entreprises qui ne sont pas obligées de mettre en place un règlement intérieur ont tout de même la possibilité d’en adopter un. Néanmoins, il doit alors être élaboré ou modifié dans les mêmes conditions que dans les entreprises d’au moins 50 salariés.

3. Quelle est la procédure à suivre pour son élaboration ?

L’employeur est responsable de l’élaboration ou de la modification du règlement intérieur.

Le règlement intérieur est rédigé en français. Il peut être accompagné de traduction en une ou plusieurs langues étrangères.

1. 1. L’employeur doit soumettre le projet de règlement intérieur à l’avis du comité social et économique (CSE), lorsqu’il existe :

Cette consultation constitue une formalité substantielle. Si le CSE existe et que l’employeur s’abstient de le consulter, le règlement intérieur ne s’impose pas aux salariés. Par ailleurs, l’employeur encourt les sanctions pénales prévues pour les contraventions de la 4^e classe et les sanctions réprimant le délit d’entrave.

L’employeur transmet le texte du projet de règlement intérieur au secrétaire du CSE, dans un délai suffisant pour permettre aux élus de l’étudier avant la séance au cours de laquelle il sera examiné. Les représentants du personnel émettent un avis sur ce document, c’est-à-dire qu’ils font part de leurs observations et de leurs éventuelles réserves. Ils peuvent aussi faire des propositions que l’employeur est libre de prendre ou non en considération. Au terme de la discussion, l’avis du CSE est matérialisé par un compte rendu de la réunion du comité rédigé par le secrétaire. L’avis du CSE est consultatif et l’employeur n’est donc pas lié par celui-ci.

1. 2. Transmission à l’inspection du travail :

L’employeur doit transmettre à l’inspecteur du travail deux exemplaires du texte du règlement intérieur et l’avis écrit du CSE.

L’employeur adresse ces documents à l’inspecteur du travail dont l’entreprise ou l’établissement dépend, en fonction du niveau auquel le règlement a été établi. Cette communication permet à l’inspecteur du travail d’examiner le texte du règlement intérieur et d’exercer son contrôle de légalité sur celui-ci. A ce titre, il peut demander la modification ou le retrait de clauses du règlement intérieur.

1. 3. Dépôt au conseil de prud’hommes :

Le règlement intérieur doit être déposé au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes, dans le ressort duquel l’entreprise ou l’établissement est situé. Ce dépôt doit être effectué au moins un mois avant la date prévue pour l’entrée en vigueur du règlement.

Il convient donc d’être vigilant lors de la rédaction du règlement intérieur, en tenant compte de cette formalité, puisque ce dernier doit préciser sa date d’entrée en vigueur.

1. 4. Faire la publicité du règlement intérieur :

Dans le même temps, l’employeur doit procéder, par tout moyen, à la publicité du règlement intérieur, l’objectif étant de le porter à la connaissance des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.

En pratique, cette publicité peut s’effectuer par voie d’affichage dans l’entreprise, à une place convenable et aisément accessible (un affichage dans la seule salle de pause n’est pas considéré comme conforme à cette exigence), mais aussi par d’autres moyens d’information comme la diffusion sur le site intranet de l’entreprise.

Le dépôt au conseil de prud’hommes du règlement intérieur peut avoir lieu après ou avant la publicité du règlement et réciproquement. L’ordre d’accomplissement de ces obligations n’est en effet pas précisé par les textes, il ne revêt donc pas d’importance particulière. Il faut simplement garder en mémoire que le règlement intérieur ne peut pas entrer en vigueur moins d’un mois après l’accomplissement de la dernière de ces formalités.

En cas de contentieux, l’employeur doit prouver qu’il a bien effectué les formalités légales. Le règlement intérieur qui n’a pas été soumis aux formalités de dépôt et de publicité est inopposable aux salariés de l’entreprise. Cela signifie qu’en cas de contentieux, l’employeur qui ne justifie pas avoir préalablement respecté les formalités liées au règlement intérieur ne peut pas reprocher à un salarié de ne pas l’avoir respecté, ni lui appliquer les sanctions, autres que le licenciement, qui y sont prévues. Par ailleurs, l’employeur encourt des sanctions pénales prévues pour les contraventions de 4e classe.

4. Est-il possible de donner un autre intitulé à mon règlement intérieur afin d’éviter toutes ces contraintes ?

Non, même s’il n’est pas intitulé « règlement intérieur », il serait assimilé à celui-ci.

En effet, même dans une entreprise qui ne dispose pas de règlement intérieur (moins de 50 salariés), lorsqu’un employeur prend par notes de service des prescriptions générales et permanentes portant sur l’une des matières du règlement intérieur, il doit respecter la procédure prévue pour l’adoption d’un règlement intérieur.

Le code du travail vise « tout document » à caractère général et permanent quelle que soit sa dénomination : note de service, circulaire, prescription, directive, charte, code, etc.

La problématique est la même pour les entreprises qui disposent d’un règlement intérieur. Quel que soit leur intitulé, toutes les prescriptions générales et permanentes portant sur les matières du règlement intérieur édictées par l’employeur sont considérées comme étant des adjonctions au règlement intérieur.

Une prescription est considérée comme générale lorsque la règle vise soit l’ensemble des salariés de l’entreprise ou de l’établissement, soit l’ensemble d’un service, soit encore une ou plusieurs catégories de personnel.

La prescription est permanente lorsqu’elle fixe une règle pour une durée indéterminée. C’est une prescription durable, constante par opposition à la réponse à un problème ponctuel. Une note de service établissant des consignes de sécurité valables pendant la durée de certains travaux n’a pas à être considérée comme une adjonction au règlement intérieur.

Les documents, autres que le règlement intérieur, à adopter selon la même procédure que ce dernier sont ceux qui créent une règle. Ainsi, les documents élaborés après le règlement intérieur et qui se contentent d’en préciser un point particulier ne sont pas à considérer comme des adjonctions à celui-ci.

En outre, toutes les prescriptions générales et permanentes édictées par le chef d’entreprise ne relèvent pas de la procédure d’élaboration du règlement intérieur. Les prescriptions en matière de discipline, des droits de la défense, de harcèlements sexuel et moral ou en matière d’hygiène et de sécurité sont les seules concernées. Par exemple, il n’y a pas d’adjonction au règlement intérieur pour des notes relatives à la date et à l’organisation de la paye, aux départs en congé ou à la composition d’équipes de travail.

Les informations contenues dans cette fiche ne sont pas exhaustives. N’y sont pas développés, par exemple, les modalités d’élaboration du règlement intérieur pour une entreprise ayant plusieurs établissements, le contenu de celui-ci, etc... N’hésitez pas à vous rapprocher du service social du GHR, lequel met notamment à votre disposition un modèle à adapter de règlement intérieur.