Conformément à l’article R. 1221-4 du code du travail, la DPAE, doit être effectuée avant la prise de poste du nouveau salarié, au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche. Cette démarche est obligatoire quel que soit le contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’usage, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation). Les stagiaires sont exonérés de DPAE.

Avant l’embauche d’un nouveau salarié, l’employeur doit procéder à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) sur le site internet de l’URSSAF.

Cette obligation relève de la seule responsabilité de l’employeur. En l’absence de déclaration, celui-ci ne peut invoquer la négligence de la personne chargée d’effectuer cette démarche (comptable, responsable paie, …) pour se libérer de ses obligations et échapper aux sanctions.

En effet, dans un arrêt du 7 mai 2019, la Cour de Cassation a considéré que l’obligation de déclarer les salariés préalablement à leur embauche pèse sur le seul employeur, qui ne peut invoquer la négligence d’un tiers pour s’en affranchir, en l’espèce le comptable de la société, dépendant d’un cabinet privé. (Cass., crim., 7 mai 2019, n° 18-83552)

La DPAE peut être effectuée par l’employeur ou par un mandataire.

Pour autant, en cas de manquement de ce mandataire, l’employeur ne peut se défaire de son obligation et ainsi échapper aux sanctions.

Si vous n’effectuez pas de DPAE, vous pouvez être reconnu coupable du délit de travail dissimulé et vous exposez à des sanctions :

• La régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration ;
• Une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (3,62 € en 2019) soit 1086 € (article L. 1221-11 du code du travail) ;

• Une amende de 5e classe soit 1500 € pour défaut de déclaration (article R. 1227-1 du code du travail)